Vi har vedtaget ny strategi og i forlængelse af den en ny organisering på sekretariatet. Vi søger en administrativ koordinator, der skal stå for administration og økonomi, den administrative foreningsdrift og bidrage til arrangementer. Du kan læse korrektur og bistå direktøren med kalenderstyring, koordinering af sekretariatets årshjul, processer og afrapportering. Og så er du den første man møder i telefonen, og når man træder ind, uanset om man er borger i Holbæk, der skal købe gavekort hos din kollega, eller iværksætter der skal guides til den rigtige vejleder. Kort sagt en administrativ haj, der kan være med til at binde alt hvad vi gør sammen.

Du overtager opgaverne fra vores teamleder, der har fået nyt job og hvis stilling splittes i to. Der er allerede gjort et stort arbejde med at digitalisere og modernisere vores drift, herunder medlemssystemer og økonomistyring, men vi er ikke i mål og har brug for en koordinator, som kan tage de opgaver skridtet videre.

Vi tilbyder dig et alsidigt job i en lille organisation med stor mening – vi leverer resultater for virksomhederne i Holbæk kommune. Vi er et team, der lykkes sammen.

Dine vigtigste opgaver:

• Medlemsregistrering, registrering af ind- og udmeldelser og kontingentopkrævning
• Tidsregistrering og registrering af fravær samt ferieregistrering og administration
• Indberetning til pension, SKAT, sundhedsforsikring mv.
• Udbetaling af løn og lønadministration
• Bogføring, fakturering og betalinger samt koordinering med revisor og regnskabsafslutning, levere budgetter og forecast til direktøren og bestyrelsen
• Ansvar for aftaler med og kontakt til vores eksterne leverandører og samarbejdspartnere, herunder it-support og revision
• Løbende udvikling af administrative processer og digitalisering
• Tage telefonopkald, der går til hele sekretariatet, og videresende samt besvare hovedmailen
• Bidrage til bestyrelsesmaterialer samt afvikling af generalforsamling og arrangementer
• Mødeindkaldelser, udarbejde agendaer samt opdækning til møder

Du:

• har en relevant uddannelse og gerne erfaring med direktions- eller bestyrelsesbetjening
• er struktureret og har styr på at forberede møder og arrangementer
• har gode IT-kompetencer, erfaring med administrative systemer og lærer hurtigt nye – vi bruger bl.a. Simply, Economic og Board Office.
• er vant til samarbejde med eksterne leverandører og aftaler med dem om it-support, revision mm.
• er sprogligt stærk og sætter en ære i at bidrage til detaljer og korrektur er på plads.
• trives med at blive et centralt omdrejningspunkt i en lille organisation, hvor vi sætter virksomhederne i centrum.

Stillingen:
Du ansættes som administrativ koordinator i en stilling på 25 timer med reference til direktør Hanne Sundin.

Du indgår i et sekretariat, der vokser til 11 ansatte.

Vi er et lille team, der agerer som ét hold. Vi har et uformelt arbejdsmiljø med korte beslutningsveje, humor og højt til loftet. Vi tror på tillid frem for kontrol, gensidig fleksibilitet og balance mellem arbejde og privatliv og giver mulighed for hjemmearbejde, når det kræves.

Løn forhandles efter kvalifikationer inden for normerne i erhvervsfremmeverdenen. Desuden indbetaling til pension og betalt sundhedsforsikring samt mobiltelefon og internet.

Ansættelsessted er Holbæk Erhvervsforum, Ahlgade 1c, Holbæk.

Processen:
Er du interesseret så send ansøgning og CV til job@heforum.dk senest den 18. august kl. 12.

Datoen for samtalerne ligger fast. Samtaler afholdes den 21. august. Hvis det er muligt at deltage i en præsentation for bestyrelsen d. 28. august, afholdes denne her.

Opstart forventes den 1. oktober, men gerne før.

Har du spørgsmål til stillingen, så kontakt direktør Hanne Sundin på 21288284. Der er sommerferie, så send en sms, så bliver du ringet op.

Holbæk Erhvervsforum og Holbæk Byforum arbejder for at styrke rammerne for de lokale virksomheder – gennem netværk, viden, fælles initiativer og gennem at være en stærk stemme i udviklingen af Holbæk. Vi er en forening og et sekretariat, der leverer til to medlemssegmenter. Vi leverer erhvervsservice på vegne af Holbæk Kommune og vejleder alle virksomheder i kommunen om iværksætteri og virksomhedsudvikling og er sideløbende en stærk forening for 600 medlemmer med stærke medlemstilbud i form af bl.a. netværk, arrangementer og services.